⚠️ Du skal have en Addo Sign-konto med administratoradgang for at opsætte integrationen.
Om IMS Case-integrationen
IMS Case by Visma er et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, også kaldet et ESDH-system. Det bruges til at håndtere dokumenter og sager i både offentlige og private organisationer.
Integrationen mellem Addo Sign og IMS Case er relevant, når dokumenter skal underskrives af én eller flere personer, før de arkiveres i IMS Case. Det kan for eksempel være kontrakter, godkendelser, bestyrelsesreferater og andre dokumenter, der indgår i et struktureret sagsforløb.
Før du går i gang
Før du opsætter IMS Case-integrationen, skal du sikre, at du har:
Administratoradgang i Addo Sign
Adgang til den IMS Case-konto, du vil forbinde
Dit IMS Case tenant-ID
Brugernavn og adgangskode til IMS Case-kontoen
Mindst én Addo Sign-skabelon, der skal bruge IMS Case som afsenderdistributionsmetode
Opsæt IMS Case-integrationen
Gå til Indstillinger (⚙️) → Integrationer.
Find IMS Case under Tilføj flere integrationer, og klik på ikonet:
Indtast de nødvendige kontooplysninger i konfigurationsvinduet:
Integrationsnavn: Indtast et navn til integrationen. Dette er valgfrit og bruges kun som intern reference.
Instans: Indtast dit tenant-ID. Domæneendelsen
.imscase.dktilføjes automatisk.Brugernavn: Indtast brugernavnet til din IMS Case-konto.
Adgangskode: Indtast adgangskoden til din IMS Case-konto. Du kan vise eller skjule adgangskoden, mens du indtaster den.
Klik på Valider for at bekræfte, at loginoplysningerne er korrekte.
Vælg sagshåndtering
Når integrationen er valideret, skal du vælge, hvordan Addo Sign skal håndtere sager, når dokumenter sendes til underskrift.
Du kan vælge mellem to muligheder.
Mulighed 1: Vælg sag ved hver afsendelse
Brug denne mulighed, hvis sagen skal vælges, hver gang et dokument sendes til underskrift.
Dette er den mest almindelige mulighed, fordi de fleste transaktioner kun kræver ét dokumentflow.
Når denne mulighed er aktiveret, beder Addo Sign dig om at vælge en sag, hver gang du opretter en underskrift.
Mulighed 2: Brug en fast sag
Brug denne mulighed, hvis det samme underskriftsflow altid skal knyttes til den samme sag.
Vælg den sag, du vil bruge, fra listen, og klik derefter på Gem.
For at afbryde integrationen skal du klikke på Slet integrationen:
Aktivér IMS Case på en skabelon
Når IMS Case-integrationen er opsat, skal du aktivere den på de skabeloner, der skal arkivere underskrevne dokumenter i IMS Case.
Gå til Indstillinger (⚙️) → Skabeloner.
Vælg en eksisterende skabelon, eller klik på Opret ny for at oprette en ny skabelon:
Rul ned til Afsender distributionsmetoder, og vælg *IMS Case:
Rul ned til bunden af siden, og klik på Gem.
*Der kan kun vælges én afsenderdistributionsmetode pr. skabelon.
Gentag trinnene for hver skabelon, der skal bruge IMS Case-integrationen.
⚠️ Hvis IMS Case bruges på én eller flere skabeloner, kan Addo Sign vise, hvilke skabeloner der bliver påvirket, før integrationen fjernes. Hvis IMS Case er den eneste afsenderdistributionsmetode på en skabelon, bliver skabelonens distributionsmetode sat til Email.
Send dokumenter med IMS Case
Når IMS Case er aktiveret på den relevante skabelon, kan du bruge skabelonen til at sende dokumenter til underskrift.
Gå til Send i Addo Sign.
Vælg den skabelon, hvor IMS Case er aktiveret som afsender distributionsmetode:
Tilføj én eller flere underskrivere.
Tilføj det eller de dokumenter, der skal underskrives.
Gennemgå underskriftsflowet og notifikationsteksterne.
Klik på Send.
Vælg, hvor dokumenterne skal arkiveres
Afhængigt af hvordan integrationen er konfigureret, kan du blive bedt om at vælge, hvor de underskrevne dokumenter skal arkiveres i IMS Case:
Når du bliver bedt om det:
Vælg det IMS case id, du vil bruge.
Klik på Gem.
Yderligere bemærkninger
Du bliver kun bedt om at vælge en sag, hvis du valgte Spørg brugeren om sag under oprettelsen af signeringen i forbindelse med opsætningen af integrationen.
Hvis du valgte Venligst vælg en sag fra listen nedenunder i forbindelse med opsætningen af integrationen, bliver anmodningen om modtagerunderskrift(er) sendt med det samme, når du klikker på Send, fordi sagen til arkivering allerede er foruddefineret.
Når du klikker på Gem, bliver underskriftsanmodningen sendt:
Hvad sker der efter underskrift?
Når alle nødvendige parter har underskrevet, bliver de underskrevne dokumenter automatisk arkiveret i IMS Case.
Dokumenterne knyttes til den sag, der enten blev valgt under oprettelsen af underskriften eller foruddefineret under opsætningen af integrationen.
Hvis dokumenterne ikke arkiveres i IMS Case
Hvis de underskrevne dokumenter ikke bliver arkiveret i IMS Case som forventet, skal du kontrollere, at:
IMS Case-integrationen er aktiv i Addo Sign
Den skabelon, der blev brugt til transaktionen, har IMS Case valgt under Afsender distributionsmetoder
Den korrekte sag er valgt eller foruddefineret
Underskriftstransaktionen er gennemført af alle nødvendige parter
Loginoplysningerne til IMS Case-integrationen stadig er gyldige