⚠️ Du skal være Administrator for at kunne foretage de ændringer på kontoniveau, som beskrives i denne artikel.
Åbn siden Brugere
Vælg Indstillinger (⚙️) →Brugere i navigationsmenuen.
Siden består af to sektioner:
Brugere: Her kan du oprette brugere, filtrere brugerlisten og tilføje en eller flere brugere til en gruppe.
Grupper: Her kan du oprette grupper og administrere medlemmer, roller og status.
Du kan søge i brugerlisten efter navn eller e-mailadresse og filtrere den efter rolle og status.
Siden Brugere har separate sektioner til administration af brugere og grupper.
Opret en bruger
I sektionen Brugere skal du vælge Tilføj ny bruger.
Indtast brugerens oplysninger:
Navn - påkrævet
Titel - valgfri
E-mail - påkrævet
Telefon - valgfri, vælg relevant landekode
Rolle - vælg Standardbruger eller Administrator
Sprog - vælg dansk, engelsk, norsk, svensk, finsk eller hollandsk
Vælg Gem.
Indtast brugerens oplysninger, tildel en kontorolle, og vælg brugerens sprog.
Flyt den nye bruger til en eksisterende gruppe
Du kan tildele brugeren til en eller flere eksisterende grupper, før du gemmer den nye bruger.
Kontrolknappen +Flyt til ny gruppe kan kun bruges til at føje brugeren til en allerede eksisterende gruppe. Den opretter ikke en ny gruppe.
Under Tildelte grupper skal du vælge Tildel til ny gruppe.
Under Vælg gruppe skal du vælge en eksisterende gruppe.
Vælg brugerens rolle i den gruppe:
Medlem
Gruppevisning
Gruppeadministrator
Vælg plusikonet yderst til højre for at tilføje tilknytningen.
Gentag trinnene for at tildele brugeren til flere grupper, hvis det er nødvendigt.
Hvis du vil fjerne en tilknytning, før du gemmer, skal du vælge krydsikonet til venstre.
Vælg Gem for at oprette brugeren og anvende alle gruppetilknytninger.
Vælg en eksisterende gruppe, tildel brugerens grupperolle, og vælg plusikonet.
Forstå kontoroller
Kontoroller og grupperoller har forskellige formål. En kontorolle styrer adgangen på tværs af hele Addo Sign-kontoen. En grupperolle styrer adgangen inden for en bestemt gruppe.
Standardbruger
En Standardbruger kan bruge de almindelige signeringsfunktioner, som er tilgængelige for vedkommende, herunder:
at oprette og sende dokumenter til underskrift;
følge egne signeringsprocesser;
bruge tilgængelige skabeloner og;
se egen aktivitetshistorik.
En standardbruger administrerer ikke kontoindstillinger på tværs af hele kontoen, men brugeren kan godt være Gruppeadministrator for en eller flere grupper. Se Forstå grupperoller længere nede.
Administrator
En Administrator har de samme rettigheder som en standardbruger og kan derudover administrere Addo Sign-kontoen. Administratorer kan:
oprette, redigere og deaktivere brugere;
tildele kontorollen Standardbruger eller Administrator;
administrere kontoindstillinger som sikkerhed, skabeloner og branding samt;
få adgang til avanceret rapportering og forbrugsoplysninger.
Du kan have mere end én administrator. Det anbefales at have mindst to administratorer for at mindske risikoen for at miste administrativ adgang.
⚠️ Vigtigt: Kontorollen Administrator gør ikke automatisk brugeren til Gruppeadministrator i alle grupper. Du skal tildele den relevante grupperolle separat for hver gruppe.
Hvis din organisation ikke længere har adgang til en administrator-konto, skal du bruge Account Access Recovery-processen eller kontakte Addo Sign Support.
Tilføj brugere til en gruppe
En bruger kan tilhøre mere end én gruppe. Når du tilføjer en bruger til en gruppe, fjernes brugeren ikke fra eksisterende grupper.
I sektionen Brugere skal du markere afkrydsningsfeltet ud for hver bruger, du vil tilføje.
Under Tilføj valgte brugere til skal du vælge den gruppe, brugerne skal tilføjes til.
Vælg Tilføj.
Kontrollér, at gruppemedlemsantallet er opdateret i sektionen Grupper.
Markér én eller flere brugere, vælg målgruppen, og vælg Tilføj.
Opret en gruppe
I sektionen Grupper skal du vælge Tilføj ny gruppe.
Indtast et Navn.
Du kan eventuelt indtaste en Beskrivelse og/eller angive gruppen som standardgruppe.
Vælg Gem.
Den nye gruppe vises i gruppelisten. Derefter kan du tilføje medlemmer ved at følge trinnene under Tilføj brugere til en gruppe.
Indtast et gruppenavn og eventuelt en beskrivelse, og vælg om gruppen skal være standardgruppe.
Redigér en gruppe
Vælg gruppen i sektionen Grupper for at åbne dens indstillinger. Herfra kan du:
ændre navnet og beskrivelsen;
gennemgå gruppens medlemmer;
tildele en rolle til hvert medlem; fjerne medlemmer samt;
aktivere, deaktivere eller slette gruppen.
Redigér gruppen og tildel en rolle til hvert medlem.
Forstå grupperoller
Grupperoller gælder kun for den gruppe, de er tildelt i. En bruger kan have forskellige roller i forskellige grupper.
Medlem
Et Medlem kan sende dokumenter til underskrift og bruge andre funktioner, der er gjort tilgængelige for vedkommende. Medlemmer kan se og redigere deres egne transaktioner, men de kan ikke administrere kontoindstillinger eller oprette skabeloner. En bruger kan være medlem af flere grupper.
Gruppefremvisning
En Gruppefremviser kan se gruppens transaktioner, men kan ikke redigere dem. Denne rolle kan hverken oprette skabeloner eller Forms. Adgangen under Indstillinger er begrænset til Validering.
Gruppeadministrator
En Gruppeadministrator administrerer adgang og indhold inden for den tildelte gruppe i stedet for på tværs af hele kontoen. En gruppeadministrator kan se og administrere gruppens transaktioner samt oprette eller redigere skabeloner, der er knyttet til den gruppe.
⚠️ Vigtigt: En gruppeadministrator kan ikke oprette kontobrugere eller ændre kontoindstillinger på tværs af hele kontoen, medmindre brugeren også har kontorollen Administrator.
Kontoroller og grupperoller tildeles uafhængigt af hinanden. Selv en kontoadministrator skal tildeles Gruppeadministrator-adgang til hver gruppe, vedkommende skal administrere.
Slet en bruger fra en gruppe
Åbn gruppeindstillingerne.
Find brugeren i medlemslisten.
Vælg skraldespandsikonet ud for brugerens rullemenu for rolle.
Vælg Ja i bekræftelsesmeddelelsen.
Vælg Gem, hvis gruppens indstillingsside kræver, at du gemmer ændringen.
Bemærk: Dette sletter kun brugeren fra gruppen. Det sletter eller deaktiverer ikke brugerens Addo Sign-konto.
Bekræft, at du vil slette brugeren fra gruppen.
Deaktivér eller genaktivér en gruppe
Åbn gruppeindstillingerne.
Vælg Deaktivér.
Vælg Gem.
Gruppens navn, beskrivelse, medlemmer og roller bevares. Gruppens Forms og skabeloner skjules fra de relevante lister, mens gruppen er deaktiveret. De bliver tilgængelige igen, når du genaktiverer gruppen.
Deaktivér en gruppe, når du vil gøre den utilgængelig uden at slette opsætningen.
For at genaktivere gruppen skal du åbne dens indstillinger, vælge Aktivér og derefter vælge Gem.
Slet en gruppe
At slette en gruppe er noget andet end at deaktivere den og kan permanent slette skabeloner.
Åbn gruppeindstillingerne.
Vælg Slet.
Gennemgå omhyggeligt de tilgængelige slettevalg:
Hvis du vil slette gruppen og dens skabeloner, skal du vælge Slet gruppe og skabeloner.
Hvis du vil beholde skabelonerne, skal du vælge Slet og flyt skabeloner til standardgruppen.
Bekræft kun sletningen, når du er sikker på, at den korrekte mulighed er valgt.
Transaktioner, der er knyttet til gruppen, slettes ikke. Efter gruppens adgang er fjernet, kan brugere dog ikke længere se disse transaktioner via gruppen.
⚠️ Advarsel: Sletning af en gruppe kan permanent slette skabeloner, der kun tilhører den gruppe. Hvis en gruppe er blevet slettet ved en fejl, skal du kontakte Addo Sign Support.
Flyt gruppens skabeloner til Standardgruppen, hvis du har brug for at bevare dem.
Anbefalet administrationspraksis:
Tildel mindst to kontoadministratorer.
Giv kun brugere de konto- og grupperoller, de har brug for.
Gennemgå jævnligt brugerroller og gruppemedlemskaber.
Deaktivér en gruppe, når dens indstillinger og indhold muligvis skal bruges igen.
Før du sletter en gruppe, skal du flytte eventuelle skabeloner, som skal bevares, til Standardgruppen.