⚠️ Du skal have administratorrettigheder for at kunne foretage de ændringer, der beskrives i denne artikel.
Hvad er et avanceret signeringsflow?
Et avanceret signeringsflow giver dig mulighed for at tilpasse fuldt ud, hvordan dokumenter sendes, modtages og underskrives i en skabelon. Det gør det muligt at:
Angive, hvem der skal underskrive bestemte dokumenter.
Angive, hvem der skal modtage dokumenter uden at underskrive.
Sende forskellige dokumenter til forskellige modtagere, afhængigt af deres roller og ansvar.
Det er især nyttigt, når ikke alle modtagere skal se eller underskrive de samme dokumenter.
Eksempel: Du kan bruge et avanceret signeringsflow til sekventielle underskrifter, hvor en lejer underskriver en lejekontrakt, før udlejeren underskriver.
Sådan aktiverer du det avancerede signeringsflow
Før du kan bruge det, skal det avancerede signeringsflow aktiveres i skabelonindstillingerne. Det kan kun gøres af en administrator og skal være aktiveret, før skabelonen sendes.
Bemærk: Når et dokument er underskrevet, kan det ikke sendes igen til flere underskrifter, så sørg for, at alle underskriftsrunder er konfigureret på forhånd under opsætningen.
Trin til aktivering
Gå til Indstillinger.
Vælg Skabeloner.
Åbn en eksisterende skabelon, eller opret en ny.
Rul ned igennem skabelonindstillingerne.
Find og aktivér Avanceret signeringsflow.
Sådan konfigurerer du et avanceret signeringsflow
Når det avancerede signeringsflow er aktiveret, kan du nu konfigurere det ved at opsætte følgende:
1. Underskriverroller
Disse roller afgør, hvem der underskriver, og hjælper Addo Sign med at skelne mellem forskellige typer underskrivere.
Trin:
Klik på Tilføj underskriverrolle.
Indtast et beskrivende navn for modtageren, for eksempel Lejer, Bestyrelse eller Ejendomsadministrator.
Angiv eventuelle krav til bekræftelse af modtagerens identitet
Vælg en underskriftsmetode til denne modtager.
2. Filgrupper
Filgrupper hjælper med at organisere, hvilke dokumenter der sendes til hvilke underskriverroller.
Trin:
Klik på Tilføj filgruppe.
Navngiv gruppen, så navnet afspejler den type dokumenter, den skal indeholde, for eksempel Kontrakt, Vilkår eller Bilag.
Tilføj de relevante dokumenter til hver gruppe.
3. Signeringsflow
Signeringsflowet er der, hvor roller, filgrupper og trin kobles sammen. Her kan du tilpasse flowet til netop denne skabelon.
Trin:
Klik på Tilføj rolle.
Vælg en af de roller, du oprettede i det forrige trin.
Særlige beskeder til hver underskriver
Du kan redigere den tekst, som hver underskriver ser i signeringsportalen.
For at redigere beskederne for den enkelte underskriver skal du gå til det avancerede signeringsflow, klikke på tandhjulsikonet, der vises i signeringsprocessen, og tilpasse beskederne der.
Sådan sender du med en skabelon med avanceret signeringsflow
Når du sender en transaktion med en avanceret skabelon, er processen lidt anderledes:
Tilføj modtagere, og tildel dem de korrekte underskriverroller. Her kan du se to forskellige underskriverroller kaldet Underskriver 1 og Underskriver 2:
Upload dokumenter, og tildel dem de korrekte filgrupper. Her kan du se de forskellige grupper kaldet Kontrakt, Bilag og Betingelser:
Tilføj de forskellige roller i de forskellige grupper:
Klik på Send.
⚠️ Kun modtagere i signeringsrunde 1 modtager en e-mail eller SMS med det samme. Flowet fortsætter automatisk til næste runde, når alle underskrivere i den aktuelle runde har gennemført deres del.
Denne funktion sikrer sekventiel signering, hvor én part gennemfører sin del, før den næste bliver notificeret.
Sådan følger du signeringsflowet
Du kan følge status for et avanceret signeringsflow direkte fra transaktionsoverblikket:
Gå til fanen Overblik.
Find den relevante transaktion.
Klik på Vis signeringsflow.
Et pop op-vindue viser:
Hvem der har underskrevet (Status: Underskrevet)
Hvem der har modtaget dokumenterne (Status: Startet)
Hvem der stadig venter (Status: Afventer)
Denne sporingsfunktion hjælper også med at overvåge den sekventielle signeringsrækkefølge, så du kan se, hvilken runde der er aktiv, og hvilke parter der er næste i rækken.