Sådan fejlfinder du problemer med dokumentlevering og optimerer underskriftsprocessen
Når du arbejder med dokumentflows til underskrift, kan problemer som manglende levering af e-mails, store filstørrelser eller forkerte leveringsmetoder forstyrre processen.
Fejlfinding ved problemer med e-maillevering
Hvis notifikationer eller underskrevne dokumenter ikke når frem til modtagerne på grund af problemer med e-maillevering, kan du følge disse trin:
Kontrollér e-mailens sikkerhedsindstillinger: Sørg for, at jeres e-mailserver eller sikkerhedsgateway tillader e-mails fra Addo Sign. Tilføj Addo Signs afsenderdomæne og e-mailadresser til listen over tilladte afsendere, så notifikationer ikke bliver blokeret eller afvist.
Genaktivér transaktioner: Hvis transaktionen er fejlet, men dokumenterne er underskrevet, skal du logge ind på din platform til dokumentunderskrift og genaktivere transaktionen. Kontrollér, at modtageren kan modtage e-mails ved at bede modtageren om at tillade afsenderadressen. Send notifikationen igen, når problemet er løst.
Manuel levering: Hvis genaktivering ikke er mulig, kan du downloade de underskrevne dokumenter fra transaktionsoversigten og levere dem manuelt til de relevante modtagere.
Alternative leveringsmetoder til store filer
Ved store dokumenter, der overskrider grænsen for vedhæftede filer i e-mails, kan du bruge alternative leveringsmetoder:
Send dokumenter via link: Konfigurer din platform til dokumentunderskrift, så underskrevne dokumenter leveres via et sikkert link i stedet for som vedhæftede filer i en e-mail. Denne metode understøtter større filstørrelser på op til 1 GB og sikrer, at dokumenterne kan leveres.
Delt e-mailadresse: Opsæt en delt e-mailadresse til at modtage links til underskrevne dokumenter, så en bestemt modtager, for eksempel den bruger, der har startet transaktionen, altid har adgang til filerne.
Brug skabeloner til ensartet afsendelse af dokumenter
For at undgå fejl ved valg af leveringsmetoder eller andre indstillinger kan du bruge skabeloner med foruddefinerede konfigurationer:
Opret skabeloner: Opsæt skabeloner med faste leveringsmetoder og andre indstillinger, der ofte bruges. Det sikrer, at hver ny anmodning om dokumentunderskrift som standard bruger de korrekte indstillinger.
Strømlin processer: Skabeloner sparer tid og reducerer risikoen for fejl, så dit dokumentflow til underskrift bliver mere effektivt.
Opsummering:
Ved at håndtere problemer med e-maillevering, bruge alternative metoder til store filer og arbejde med skabeloner kan du sikre en mere stabil og pålidelig underskriftsproces.
Disse tiltag hjælper med at minimere afbrydelser og optimere dit workflow, så det bliver mere effektivt.