⚠️ Kun afsenderen og modtageren af den underskrevne kopi kan modtage de underskrevne dokumenter som en PDF-vedhæftning. Underskriveren vil altid modtage et sikkert downloadlink.
Dette er en sikkerhedsforanstaltning. Ved at sende dokumenter som et downloadlink i stedet for en PDF-vedhæftning beskyttes følsomme oplysninger bedre, da PDF-filer kan blive gemt på tredjeparts mailservere. I stedet downloades dokumentet direkte til underskriverens enhed, når vedkommende åbner linket.
Hvis et dokument overstiger systemets grænse for vedhæftede filer (f.eks. 15 MB), sendes det automatisk som et downloadlink, uanset modtagerens rolle eller skabelonens indstillinger.
Der er tre typer modtagere, som kan modtage de underskrevne dokumenter, når en transaktion er afsluttet:
Underskriveren
Afsenderen
Kopimodtageren
Kvitteringer kan distribueres via følgende kanaler:
E-mail
SMS
E-mail og SMS
e-Boks (privat eller virksomhed)
Digital Post (privat eller virksomhed)
Mit.dk (privat eller virksomhed)
Kivra
Du kan også vælge slet ikke at sende eller modtage en kvittering
Hvordan underskrevne dokumenter distribueres, afhænger af modtagerens rolle.
For underskriveren
Underskriverens metode til levering af kvitteringer kan konfigureres enten i skabeloner eller i en enkelt transaktion. Skabelonens indstillinger anvendes som standard, men kan redigeres for den enkelte transaktion.
Afhængigt af underskriverens notifikations-, autentificerings- og signeringsmetode kan du vælge en af følgende metoder til levering af kvitteringer:
Uden dokument: Underskriveren får besked om, at transaktionen er gennemført, men der medfølger ikke noget downloadlink. Denne mulighed er nyttig, hvis du ikke ønsker, at underskriveren løbende skal modtage påmindelser om at downloade den gennemførte transaktion
Dokumenter: Underskriveren modtager en e-mail med et downloadlink til de underskrevne dokumenter (ikke som en PDF-vedhæftning, som nævnt tidligere i denne artikel). Hvis underskriveren ikke downloader dokumenterne, sendes der fortsat påmindelsesmails med downloadlinket, indtil transaktionen udløber
Dokumenter + hemmelig kode: Inden transaktionen sendes, bliver afsenderen bedt om at oprette en hemmelig kode. Koden skal deles med underskriveren via en separat kommunikationskanal. Underskriveren skal indtaste koden, før vedkommende kan få adgang til de underskrevne dokumenter
Dokumenter + password: Efter underskrivelsen bliver underskriveren bedt om at oprette sin egen adgangskode. Det er også muligt at springe dette trin over og stadig få adgang til den gennemførte transaktion
Dokumenter + CPR: Underskriveren indtaster sit CPR nummer under identifikationsprocessen, inden dokumentet underskrives. Når transaktionen er gennemført, modtager underskriveren en e-mail med et downloadlink til de underskrevne dokumenter. Når linket åbnes, skal den samme PIN-kode indtastes igen for at få adgang til dokumenterne
For afsenderen
Som standard sendes kvitteringsmails til den e-mailadresse, som afsenderen er logget ind med.
Hvis du vil ændre den e-mailadresse, der er tilknyttet din Addo Sign-konto, kan du gøre det under dine kontoindstillinger. Ændringen gælder for alle fremtidige transaktioner. Du kan læse mere i Sådan ændrer du din e-mailadresse. Ændring af bruger- og kontooplysninger.
Afsenderen kan modtage afsluttede transaktioner via e-mail på en af følgende måder:
Vedhæft dokumenter til e-mail: Afsenderen modtager den underskrevne transaktion som en PDF vedhæftet e-mailen
Downloadlink: Afsenderen modtager en e-mail, der kun indeholder et link til at downloade den underskrevne transaktion
Ingen dokumenter: Afsenderen modtager en e-mail om, at transaktionen er gennemført, men der medfølger hverken underskrevne dokumenter eller et downloadlink
💡 Når du konfigurerer en skabelon, kan du også vælge, at afsenderen slet ikke skal modtage en kvittering. Dette er især nyttigt, hvis Addo Sign bruges til sikker filoverførsel.
Du kan læse mere om, hvordan du konfigurerer indstillingerne for E-mailintegration her: How to set up and manage integrations.
For kopimodtageren
Der er flere måder at distribuere afsluttede transaktioner til kopi-modtagere på. I de følgende afsnit beskrives de tilgængelige distributionsmetoder, og hvordan de konfigureres.
Modtagere af underskrevet kopi
Brug Modtagere af underskrevet kopi til automatisk at sende en kopi af den afsluttede transaktion til yderligere modtagere. For hver modtager kan du vælge, hvordan den afsluttede transaktion skal leveres.
I en skabelon
Tryk på indstillinger
Gå til Skabeloner, og vælg den skabelon, der bruges til afsendelse eller opret en ny
Find sektionen Modtagere af underskrevet kopi
Klik på Tilføj modtagere af underskrevet kopi
Vælg den ønskede distributions metode for hver modtager
Gem skabelonen
Den valgte distributionsmetode bliver standard, når skabelonen bruges til at oprette nye transaktioner.
Når du opretter en transaktion
Når du opretter en transaktion ud fra en skabelon, kan du fjerne, redigere eller tilføje modtagere af underskrevet kopi for den pågældende transaktion. Ændringerne gælder kun for den aktuelle transaktion og påvirker ikke skabelonen.
Integrationer og delt email
Udover Modtagere af underskrevet kopi kan du også distribuere afsluttede transaktioner ved hjælp af distributionsintegrationer, f.eks. Shared Email. Distributionsintegrationer giver dig mulighed for at sende afsluttede transaktioner til eksterne systemer eller delte e-mailpostkasser.
Du kan læse mere om, hvordan du konfigurerer Shared Email og andre distributionsintegrationer her: How to set up and manage integrations.
⚠️ Kun ved afsluttede transaktioner distribueres det underskrevne dokument. Dokumentet bliver derfor først tilgængeligt, når transaktionen er afsluttet.