Hvad sker der, når en formular er publiceret?
Når en formular er publiceret, kan respondenterne åbne dens offentlige link, angive de ønskede oplysninger og gennemføre det konfigurerede signeringstrin.
Addo gør derefter resultatet tilgængeligt for organisationen, så det kan gennemgås og behandles videre.
Denne artikel forklarer processen fra begge sider.
Respondentens oplevelse
1. Åbn den offentlige formular
Respondenten åbner den offentlige URL, som organisationen har delt. Formularen viser det sprog og indhold, som formularejeren har konfigureret.
I eksemplet med ferieanmodningen ser respondenten:
En forklaring af processen for ferieanmodningen
Medarbejdernavn
Fraværstype
Yderligere kommentarer
Startdato
Slutdato
En handling til indsendelse eller signering
2. Udfyld de påkrævede oplysninger
Respondenten indtaster sit navn, vælger fraværstypen og angiver den ønskede startdato og slutdato. Yderligere kommentarer er valgfrie.
Påkrævede felter er markeret som obligatoriske. Hvis respondenten undlader at udfylde påkrævede oplysninger eller indtaster en ugyldig værdi, viser Addo en meddelelse om validering.
3. Underskriv eller godkend
Respondenten gennemfører den signerings- eller godkendelsesmetode, som formularejeren har valgt. Eksemplet med ferieanmodningen bruger signering med Touchskærm.
Andre formularer kan bruge en godkendelseshandling eller en elektronisk identifikationsmetode. De tilgængelige metoder afhænger af organisationens konfiguration i Addo.
4. Indsend formularen
Når respondenten har udfyldt de påkrævede oplysninger og gennemført signeringstrinnet, indsender vedkommende formularen.
Som standard viser Addo en "Tak"-side. Hvis formularejeren har konfigureret en URL til omdiregering, sender Addo i stedet respondenten videre til den pågældende side.
Redaktionel kontrol før publicering: Kontrollér den præcise tekst på knappen til indsendelse eller signering samt den afsluttende "Tak"-side i produktionsmiljøet.
Under Respondent skal du aktivere Require signature (Kræv underskrift), vælge Signing method (Signeringsmetode) og angive, om respondenterne skal se standardsiden Thank you (Tak) eller viderestilles efter indsendelsen.
Hvad sker der i Addo?
Efter indsendelsen behandler Addo oplysningerne og det genererede dokument i overensstemmelse med formularens konfiguration.
Addo-brugeren bør kunne:
Identificere indsendelsen via komponenten for respondentens navn.
Se dens aktuelle status.
Åbne de indsendte oplysninger eller det genererede dokument.
Gennemgå signeringsoplysningerne.
Fortsætte organisationens videre behandling.
Formularens valgte gruppe og svardestinationer afgør, hvem der har adgang til resultatet, og hvor det leveres.
Redaktionel kontrol før publicering: Erstat ordet "indsendelse" med den endelige produktterm, hvis resultatet vises som en transaktion, en sag eller et andet objekt i Addo. Tilføj den præcise navigationssti til det sted, hvor brugerne finder resultatet.
Under Administration skal du vælge det Form language (Formularsprog), der bruges til genereret formulartekst, angive en PDF title (PDF titel) og vælge en eller flere Response destinations (Svardestinationer).
Det samlede flow
Offentligt link → Respondenten udfylder formularen → Respondenten underskriver → Formularen indsendes → Resultatet bliver tilgængeligt i Addo → Organisationen behandler resultatet videre
I eksemplet med Ferieanmodning:
En medarbejder åbner linket til ferieanmodningen.
Medarbejderen udfylder de påkrævede oplysninger.
Medarbejderen underskriver og indsender anmodningen.
Addo registrerer resultatet med medarbejderens navn som respondent-id.
Den relevante bruger gennemgår anmodningen og fortsætter den interne godkendelsesproces.
Addo Forms indsamler oplysningerne og får anmodningen underskrevet. En eventuel efterfølgende ledergodkendelse afhænger af, hvordan organisationen har konfigureret sit workflow.
Bekræftelse og notifikationer
Efter indsendelsen kommer respondenten til den konfigurerede destination, enten standard-Tak-siden eller en URL til viderestilling.
E-mailbekræftelser, kopier til respondenter og notifikationer til Addo-brugere kan afhænge af formularens og arbejdsområdets konfiguration.
Redaktionel kontrol før publicering: Kontrollér, hvilke notifikationer der sendes som standard, om respondenten modtager en kopi, og hvilke indstillinger der kan konfigureres.
Hvis en respondent ikke kan indsende formularen
Bed respondenten kontrollere, at:
Alle påkrævede felter er udfyldt.
Datoer og andre værdier bruger et accepteret format.
Signerings- eller godkendelsestrinnet er gennemført.
Browseren stadig har forbindelse til internettet.
Hvis problemet fortsætter, skal du teste det offentlige link i et privat browservindue og kontrollere, at formularen stadig er publiceret og modtager besvarelser.
Hvis resultatet ikke er synligt i Addo
Kontrollér:
Formularens svardestination.
Gruppen og adgangsrettighederne.
Om indsendelsen blev gennemført.
Om resultatet vises under en anden status eller produktterm.
Om en konfigureret notifikation viser en fejl.
⚠️Vigtigt: Bed ikke respondenten om at indsende den samme formular flere gange, før du har kontrolleret, om en tidligere indsendelse er modtaget.