Konfigurer frister og påmindelser
Sådan konfigurerer du indstillingerne i en skabelon:
Gå til Indstillinger.
Vælg Skabeloner.
Åbn den skabelon, du vil redigere.
Gå til Frist og påmindelser.
Her kan du konfigurere følgende:
Udløbsdato: Hvor lang tid underskriverne har til at underskrive dokumentet.
Send advisering hver: Hvor ofte der sendes påmindelser inden fristen udløber.
Sidste advisering: Hvornår den sidste påmindelse sendes, før transaktionen udløber.
For at ændre en værdi skal du holde musen over indstillingen og bruge pilene til at øge eller mindske værdien.
Underskriverne modtager påmindelser med det valgte interval, indtil transaktionen udløber. Når fristen er nået, sendes en sidste notifikation om, at transaktionen er udløbet.
Hvis du ikke ønsker, at underskriverne skal modtage påmindelser, skal du blot sætte både Send notifikation hver og Sidste notifikation til 0. Dette deaktiverer alle påmindelser for signeringen.
Bemærk: Ved offentlige formularer sendes notifikationer om udløb kun til formularens ejer, ikke til underskriverne.
Håndtering af længere signeringsforløb
Hvis du forventer, at signeringsprocessen tager længere tid end planlagt, kan du undgå unødvendige påmindelser ved enten at:
deaktivere påmindelser, eller
øge intervallet mellem påmindelserne.
Ved offentlige formularer kan en udløbet transaktion genaktiveres i op til 10 dage efter udløbsdatoen, så underskriverne får ekstra tid til at gennemføre signeringen.
Gem indstillinger i skabeloner
Hvis du bruger skabeloner, kan du gemme dine foretrukne indstillinger for frister og påmindelser. De anvendes automatisk på alle nye transaktioner, der oprettes fra skabelonen.
Det sikrer en ensartet signeringsproces og reducerer behovet for manuel opsætning.
Tilpas påmindelsesmails
Du kan tilpasse både emnet og indholdet af de påmindelsesmails, der sendes til underskriverne.
Editoren giver mulighed for at:
formatere teksten,
tilføje punktopstillinger,
indsætte links,
bruge Addo Signs standardparametre til at indsætte dynamiske oplysninger.
Invitations-, påmindelses- og kvitteringsmails bør aldrig indeholde personfølsomme eller fortrolige oplysninger, da e-mail ikke kan garanteres at være en sikker kommunikationskanal.
Når du er færdig med dine ændringer, skal du klikke på Gem.
Bedste praksis
Vælg en realistisk signeringsfrist, der passer til din arbejdsgang.
Tilpas eller deaktiver påmindelser, hvis du forventer forsinkelser.
Gem dine indstillinger i skabeloner for at undgå gentagen konfiguration.
Informér underskriverne, hvis tidsplanen ændrer sig, så de ved, hvad de kan forvente.