⚠️Du skal have administratoradgang for at oprette eller redigere skabeloner i Addo Sign.
Artiklens struktur
Når du opretter en skabelon til sikker filoverførsel, får du adgang til flere funktioner. Hvis du vil have en komplet gennemgang, kan du bruge trin-for-trin-guiden nedenfor.
Du kan også bruge artiklen som opslagsværk ved at rulle ned og klikke på den funktion, du vil læse mere om.
Skabelon til sikker filoverførsel
For at sikre en tryg og ensartet levering af dokumenter skal du oprette en skabelon til sikker filoverførsel. Skabelonen sikrer, at modtagerne kun kan få adgang til dokumenterne ved at logge ind via deres digitale postkasser eller bruge en godkendt identifikationsmetode.
Derudover standardiserer den kommunikationen, så alle modtagere får dokumenterne i samme format og med ensartet besked.
Opret ny (Create new)
Rul ned, og klik på Opret ny nederst til højre på skærmen for at komme i gang:
Følg derefter denne trin-for-trin-guide for at forstå hver indstilling, du kan bruge, når du opretter en skabelon til sikker filoverførsel:
Skabelon titel (Template name)
Trin 1: Indtast en Skabelontitel øverst på skærmen. Det hjælper dig med nemt at identificere og genbruge skabelonen senere.
Trin 2: Vælg Afsendelse. I sektionen Sende konfigurerer du, hvordan dokumenterne skal leveres.
Kanal: Vælg, hvordan dokumentet sendes, for eksempel via e-mail.
Kryptering: Vælg, om du vil sende:
Send downloadlink - anbefalet til sikker levering
Send filer direkte - mindre sikkert, da dokumentet sendes som vedhæftet fil
Bemærk: Det er mere sikkert at bruge et downloadlink sammen med identificering.
Trin 3: Vælg Identificeringsmetode. I sektionen Identificering vælger du, hvordan modtagerne skal bekræfte deres identitet.
Eksempel: Vælg MitID i dropdown-menuen.
Det sikrer, at kun godkendte modtagere kan få adgang til dokumenterne.
Trin 4: Tilføj valgfri indstillinger.
Tilføj spørgsmål: Markér dette, hvis du vil indsamle svar fra modtageren. Se afsnittet Simple spørgsmål for mere information om, hvordan du opretter og administrerer spørgsmål.
Indstillinger
Brug Indstillinger til at konfigurere Brugermuligheder og Valideringsregler for signing processen.
Brugermuligheder
Skabelonen kan indeholde ekstra muligheder, der styrer, hvordan signeringsflowet opfører sig. Afhængigt af din opsætning kan de tilgængelige muligheder omfatte:
Tilføj spørgsmål: Gør det muligt at tilføje spørgsmål, som underskriveren skal besvare som en del af signing flowet.
Valideringsregler
Afhængigt af din opsætning kan dette afsnit indeholde:
Reference felt påkrævet: Gør referencefeltet obligatorisk, før underskriveren kan fortsætte.
Regulært udtryk: Giver dig mulighed for at definere en valideringsregel for underskriverens input.
Fejlbesked: Giver dig mulighed for at skrive den besked, som vises for underskriveren, hvis input ikke matcher valideringsreglen.
Test regulært udtryk: Giver dig mulighed for at teste, om en værdi matcher valideringsreglen.
Brug valideringsregler, når underskriveren skal indtaste oplysninger i et bestemt format. Du kan for eksempel bruge et regulært udtryk til at kræve et sekscifret nummer.
Bemærk: Valideringsregler gælder kun for inputfelter med korte svar.
Brug Indstillinger for at tilføje Brugermuligheder, gøre et Reference felt obligatorisk eller tilføje Valideringsregler.
Simple Questions (Simple spørgsmål)
Sektionen Simple spørgsmål giver dig mulighed for at indsamle oplysninger fra modtagere, før de får adgang til eller underskriver dokumentet:
Skal besvare simple spørgsmål: Markér dette afkrydsningsfelt, hvis modtagerne skal være forpligtet til at besvare spørgsmål, før de kan fortsætte.
Titel på spørgeskema: Indtast en titel til spørgeskemaet. Den vises for modtageren som en del af dokumentflowet.
Tilføj et spørgsmål: Klik på denne knap for at tilføje ét eller flere brugerdefinerede spørgsmål:
Brug af spørgsmålseditor
Spørgsmålseditor giver dig mulighed for at tilføje brugerdefinerede spørgsmål, som modtagere skal besvare, før de kan fortsætte. Det er en god måde at indsamle ekstra oplysninger som ID-oplysninger, kommentarer eller filuploads.
Tilgængelige spørgsmålstyper
Øverst kan du vælge mellem forskellige spørgsmålstyper:
Tekstfelt: Ideelt til korte svar som navne, tal eller svar med ét ord.
Tekstområde: Brug dette, når du forventer længere input som kommentarer, beskrivelser eller feedback.
Ja/nej: Et enkelt binært valg. Perfekt til bekræftende spørgsmål som:
“Har du læst og forstået vilkårene?”Filupload: Giver modtageren mulighed for at uploade en fil, for eksempel ID, kontrakt eller understøttende dokument.
Feltet til spørgsmålstekst
Indtast dit spørgsmål i feltet Spørgsmål. Det er den tekst, modtageren ser som prompt.
Obligatorisk valg
Obligatorisk - Ja/nej: Vælg, om det skal være påkrævet at besvare spørgsmålet, før modtageren kan fortsætte.
Hvis du vælger Ja, skal modtageren besvare spørgsmålet for at fuldføre processen.
✅Sidste trin
Klik på Gem, når du er færdig.
💡 Tip: Brug denne funktion til at indsamle relevante oplysninger som sagsnummer, fødselsdato eller bekræftelse af en erklæring.
E-mail indhold
Du kan vælge det Standardsprog, der i forvejen benyttes i jeres notifikationsmails. Du kan også vælge, hvilke oplysninger om afsender der skal vises, for eksempel:
Afsenders navn
Afsenders email
Afsenders telefonnummer
Firmanavn
Udløbsdato
Medtag kun oplysninger, der er relevante for modtageren. Det hjælper med at holde notifikationsmails tydelige og professionelle.
Brug E-mail indhold til at konfigurere, hvilke oplysninger der er inkluderet i de notifikationsmails, der sendes til modtagerne.
Udløb og påmindelser
Brug Udløb og påmindelser til at angive standardindstillingerne for udløb og påmindelser for transaktioner, der oprettes ud fra skabelonen. Dette afsnit kan indeholde:
Udløbsdato: Definerer, hvornår underskriveren skal have gennemført signeringen.
Send advisering hver: Definerer, hvor ofte der sendes reminders.
Endelig advisering: Definerer, hvor mange dage før udløbsdatoen den sidste reminder sendes.
Juster indstillingerne, så underskrivere får nyttige påmindelser uden at blive notificeret for ofte.
Brug Udløb og påmindelser til at indstille tidspunkter for udløb og påmindelsesintervaller for signeringen.
Meddelelser
Brug Meddelelser til at tilpasse den tekst, modtagerne ser i forbindelse med filoverførslen. Skabelonstyrede meddelelser kan omfatte:
Invitation
Udløb og påmindelser
Brug meddelelser til at guide modtageren, forklare omstændighederne bag overførslen eller give modtageren besked om næste skridt.
Invitation
Benyt skabelonen Invitation til at introducere overførselsanmodningen. Hold beskeden kort og tydelig.
Udløb og påmindelser
Benyt skabelonen Udløb og påmindelser til at minde underskrivere om, at de skal godkende overførslen inden transaktionens udløb.
Anvend Meddelelser for at tilpasse beskeder, invitationer eller påmindelser om at godkende overførslen.
Filer
Brug Filer for at tilføje de dokumenter, der skal være med, når skabelonen bruges.
Du kan tilføje filer ved at:
Trække og slippe filer ind i uploading-området
Klikke i uploading-området og vælge filer fra din enhed
Dokumenter, der tilføjes til skabelonen, bliver automatisk inkluderet, når en transaktion oprettes ud fra skabelonen. Sørg for, at dokumenterne er færdige og klar, før du tilføjer dem til skabelonen.
Tilføj de dokumenter, der skal inkluderes, når skabelonen anvendes.
Modtagere
Opsætning af modtagere er en vigtig del af at bygge din skabelon.
Tilføj en eller flere modtagere (Add one or more recipients)
Når du opretter eller redigerer en skabelon i Addo Sign, kan du angive, hvem der skal modtage og underskrive dine dokumenter.
Trin-for-trin: Tilføj en modtager
Udfyld modtageroplysninger:
Navn (påkrævet): Indtast modtagerens fulde navn.
Titel (valgfrit): Tilføj en titel eller rolle for kontekst, for eksempel “HR Manager”.
E-mail (påkrævet): Indtast modtagerens e-mailadresse.
Valgfrit: Markér Gem modtager i adressebog, når den tilføjes, hvis du vil genbruge modtageren senere.
Vælg afsendelsesindstillinger:
Metode: Vælg, hvordan dokumentet skal sendes, for eksempel e-mail.
Kryptering: Vælg mellem krypteret eller ukrypteret levering.
Fillevering:
Send downloadlink (standard)
Send filer direkte
Vælg identificeringsmetode:
Vælg, hvordan modtageren skal bekræfte sin identitet, for eksempel MitID, SMS eller Ingen.
Andre muligheder:
Valgfrit: Aktivér Skal besvare simple spørgsmål for ekstra verifikation eller compliance.
Klik på OK:
Når oplysningerne er udfyldt, klikker du på OK for at tilføje modtageren.
💡Tip: Brug stærk godkendelse. Ved følsomme dokumenter anbefaler vi at vælge MitID eller SMS til verifikation af modtageren.
Design
Brug Design for at tilpasse det visuelle udtryk for signeringsoplevelsen i denne skabelon.
Du kan konfigurere:
Virksomheds logo
Virksomheds farve
Bemærk: Du kan benytte denne mulighed, hvis du ikke ønsker at arve det standarddesign, der er indstillet på kontoen.
Undgå grå eller meget lyse farver, da de kan gøre læsbarheden dårligere og gøre knapper, ikoner eller links sværere at se.
Anvend Design for at tilpasse logo og farver i skabelonen.
Web hooks
Brug Web hooks til at udløse automatiske handlinger, når udvalgte hændelser sker under signeringsprocessen.
Bemærk: Indstillinger for Web hooks er skabelonspecifikke og gælder kun for den skabelon, du redigerer.
For hver hændelse kan du vælge, om du vil:
Aktivere web hook for hændelsen
Arve indstillinger fra kontoens standardopsætning
Anvende en brugerdefineret URL til denne skabelon
Tilgængelige web hook triggers kan omfatte:
Udløbet
Transaktionsstatus ændret
Returlevering
Aflyst
Brug Web hooks til at udløse automatiske handlinger, når udvalgte hændelser sker under filoverførslen.
Når du er færdig, skal du klikke på Gem for at gemme skabelonindstillingerne.