Spring videre til hovedindholdet

Sådan bruger du Mail Merge i Addo Sign

Lær, hvordan du sender personligt tilpassede dokumenter til flere modtagere på én gang med Addo Sign Mail Merge.

Sådan opretter du en Mail Merge i Addo Sign

Når du vil oprette en Mail Merge, skal du gå til Send, vælge Mail Merge og derefter åbne modulet.

Hvis du ser fejlmeddelelsen nedenfor, skal du kontakte Addo Sign Support via supportchatten eller [email protected] og bede om adgang til Mail Merge-modulet. Adgangen er gratis.

Her skal du vælge, hvilken type skabelon din Mail Merge skal baseres på. Du kan vælge mellem tre skabelontyper:

  1. Signing Template
    Bruges, når modtageren skal underskrive dokumentet.

  2. Form Template
    Bruges, når modtageren skal udfylde en formular.

  3. Secure File Transfer Template
    Bruges, når du sender en sikker filoverførsel.

1. Template

Vælg derefter den specifikke template, du vil bruge. I dette eksempel er der valgt Signing Templates, så du kan vælge blandt alle signing templates, der er tilgængelige på kontoen. Templaten bestemmer blandt andet:

  • Hvordan modtageren får notifikationen

  • Hvordan modtageren identificerer sig

  • Hvordan signeringsprocessen håndteres

Hvis du er i tvivl om, hvilke indstillinger en skabelon har, kan du:

  • Gå til Settings → Templates og klikke på templaten, eller

  • Oprette en ny template, der er tilpasset præcist til dit formål med Mail Merge.

2. Mail merge document

Når du har valgt skabelonen, skal du uploade selve dokumentet. Det er det dokument, som alle modtagere enten skal underskrive, udfylde eller blot se, afhængigt af den valgte skabelon. Upload dokumentet ved at klikke på Upload.

Bemærk: Hvis dokumentet, du uploader, indeholder eksisterende merge fields, for eksempel pladsholdere, der udfyldes individuelt for hver modtager, genkender Addo dem automatisk. Når du senere downloader CSV-skabelonen, bliver disse ekstra felter vist efter Addos standardfelter, så du kan udfylde dem med de korrekte oplysninger for hver modtager. Det sker automatisk og kræver ingen ekstra opsætning. Udfyld blot felterne som vist i CSV-filen.

Eksempel:

Hvis du arbejder med et dokument som en lønregulering eller en standardkontrakt, der indeholder merge fields som [Name], [Address] eller [Employee Number], vil Addo automatisk registrere disse felter, når dokumentet uploades. Når du derefter downloader CSV-skabelonen, bliver disse felter placeret efter Addos standardfelter, og du skal blot udfylde de unikke oplysninger for hver medarbejder.

Godt at vide:

De fleste brugere, der laver Mail Merge i Addo, arbejder ikke med dokumenter, der indeholder merge fields, så denne funktion er måske ikke relevant for dig. Det er dog nyttigt at kende til den, hvis din organisation senere ønsker at sende en massemeddelelse, hvor dokumentet også indeholder individuelle oplysninger for hver modtager. Addo kan også håndtere det.

3. Data set

Nu ser du nogle få felter, du skal udfylde. Det er ikke svært, men det er vigtigt.

Data separator symbol

  • Dette adskiller felterne i CSV-filen.

  • Standardværdien er ; i systemet.

  • Hvis dit Excel bruger , eller et andet tegn, skal du ændre dette her, så det passer, ellers fejler valideringen.

Reference number (optional)

  • Internt felt, som kun er synligt for din organisation i Overview.

Signing name (optional)

  • Et andet internt felt, der bruges til at gruppere transaktioner i Overview. Ikke synligt for modtageren.

4. Download and Fill Out the CSV Template

Klik på Download ud for Download CSV template for at hente CSV-filen, som du skal udfylde med modtagerdata. Hvis du har brugt Mail Merge før, kan du genbruge en tidligere udfyldt CSV-fil, så længe den matcher den skabelon, du har valgt. Når du åbner den downloadede fil, vil du se flere felter.

Felter, du skal udfylde:

  • Document name (optional)
    Hvis feltet er tomt, bruger Addo navnet på det uploadede dokument. Udfyld kun dette felt, hvis hver modtager skal se et andet dokumentnavn.

  • Signing identifier (required)
    Skal udfyldes med 1, 2, 3, 4 osv. Dette fortæller Addo, at hver række er en individuel transaktion.

Vigtigt om “Signing identifier”

Hvis to modtagere deler samme signing identifier:

  • De modtager det samme dokument

  • Deres underskrifter vil fremgå på det samme dokument

  • De gennemfører signeringsprocessen sammen

Brug kun dette, når flere personer skal underskrive det samme dokument. Hvis hver modtager skal have sit eget dokument, skal hver modtager have en unik signing identifier, for eksempel 1, 2, 3, 4 osv.

Sequence number (optional)

  • Bruges kun, hvis flere personer deler samme signing identifier og skal underskrive i en bestemt rækkefølge.

  • Hvis rækkefølgen er vigtig, skal du indtaste 1, 2, 3 osv.

  • Hvis ikke, kan feltet stå tomt.

Recipient name (required)

  • Navnet, der vises for modtageren.

Reference number (optional)

  • Ligner det tidligere referencefelt, men på modtagerniveau.

  • Du kan indtaste unikke værdier her, hvis det er nødvendigt.

Email and/or PIN (at least one required)
Hvilken af disse du skal bruge, afhænger af skabelonens notifikationsmetode.

  • Brug Email, hvis modtageren notificeres via e-mail.

  • Brug PIN (CPR number), hvis modtageren skal notificeres via Digital Post, e-Boks eller mit.dk. Addo bruger dette til at matche modtagerens digitale postkasse.

5. Upload og Validate

Når din CSV-fil er udfyldt:

  1. Gem filen.

  2. Gå tilbage til Mail Merge-siden.

  3. Klik på Upload.

  4. Klik derefter på Validate Document.

Addo Sign kontrollerer nu, om alle nødvendige felter er udfyldt korrekt.

  • Hvis alt er i orden, valideres filen korrekt.

  • Hvis der er fejl, viser systemet tydeligt, hvilken række og hvilken kolonne der mangler eller indeholder forkerte oplysninger.

Vigtigt:

De fleste valideringsfejl skyldes et forkert data-separator-tegn. Excel gemmer CSV-filer forskelligt afhængigt af sprogindstillingen:

  • Dansk Excel bruger normalt ;

  • Engelsk Excel bruger normalt ,

Hvis din fil er gemt med en anden separator end den, der er angivet i Addo Sign, fejler valideringen. Sådan løser du problemet:

  • Kontrollér, om din CSV bruger ; eller ,

  • Opdatér Data separator symbol i Addo Sign, så det passer

  • Upload filen igen, og valider igen

Når du har klikket på Validate, og der ikke er nogen problemer, bør du se noget, der ligner skærmbilledet nedenfor. Hvis du gør det, betyder det, at alt er valideret, og at du er klar til at sende.

6. Send

Når valideringen er gennemført, skal du klikke på Send. Din Mail Merge går nu i gang.

Hvis du ser beskeden nedenfor i øverste højre hjørne efter at have klikket Send, er det helt normalt. Det betyder blot, at det kan tage lidt tid, før alle transaktioner vises i Overview, afhængigt af hvor mange transaktioner der er sendt. Jo flere transaktioner, jo længere tid går der, før de alle er synlige.

7. Overview

I Overview vil du nu kunne se:

  • Reference number

  • Signing name

  • Document name

  • Recipients

  • Status for alle transaktioner

Med denne guide er du godt rustet til at lave en Mail Merge, uanset om du bruger en signing template, en secure file transfer template eller en form template.

Afsluttende bemærkninger

Den template, du vælger, styrer hele modtageroplevelsen, herunder:

  • Hvordan modtagerne notificeres

  • Hvad der sker, når de åbner linket, for eksempel om de skal underskrive, udfylde en formular eller blot se dokumentet

Alle disse indstillinger er allerede defineret i den valgte skabelon. Derfor skal du også udfylde enten e-mail eller PIN. Addo Sign matcher automatisk dette med templatens notifikationsmetode. Der kan selvfølgelig stadig opstå små fejl, så kontakt gerne vores supportteam, hvis du har brug for yderligere hjælp.

Relaterede artikler
Besvarede dette dit spørgsmål?