Brug status i Overblik
I Overblik viser kolonnen Status den aktuelle status for hver transaktion. Du kan bruge kolonnen Status til at:
Sortere transaktioner efter status
Filtrere transaktioner efter én eller flere statusser
Finde transaktioner, der kræver opfølgning
Identificere transaktioner, der er Startet, Afsluttet, Udløbet, Annulleret, Afvist eller Fejlet
Hvis en transaktion indeholder undertransaktioner, kan du udvide transaktionsrækken for at gennemgå de tilknyttede poster og deres statusser.
Brug kolonnen Status i Overblik til at filtrere, sortere og gennemgå transaktioner efter status.
Hvad er en transaktion?
En transaktion er den samlede afsendelsesproces, der oprettes, når du sender dokumenter til en modtager eller underskriver gennem Addo Sign. En transaktion kan indeholde:
Et eller flere dokumenter
Vedhæftninger
En eller flere modtagere
Signerings-, godkendelses-, dataindsamlings- eller distributionstrin
En transaktions status kan vises på forskellige niveauer gennem processen.
Transaktions- eller filgruppestatus viser den overordnede status for signeringsflowet. Modtagerstatusser viser, hvad den enkelte modtager har gjort. Det betyder, at modtagere i samme transaktion kan have forskellige statusser, afhængigt af deres handlinger.
En transaktion kan for eksempel være Afvist, mens én modtager stadig vises som Underskrevet, og en anden modtager vises som Afvist.
Transaktionsstatus og modtagerstatus kan vises separat. Modtagerstatusser hjælper dig med at se, hvad hver enkelt modtager har gjort.
Hvad er forskellen på transaktionsdetaljer og signeringsdetaljer?
Har du brug for at forstå forskellen på transaktionsdetaljer og signeringsdetaljer, kan du læse artiklen Sådan bruger du Overblik i Addo Sign.
Transaktionsstatusser
Nedenfor finder du alle de statusser, en transaktion kan have i Addo Sign, samt en beskrivelse af, hvad de betyder, og hvad du eventuelt kan kontrollere. Statusbeskrivelserne følger den rækkefølge, der bruges i Addo Sign.
Starter
Starter betyder, at Addo Sign er ved at forberede transaktionen.
Denne status vises normalt kun kortvarigt, før transaktionen går videre til Oprettet eller Startet.
Statussen bruges primært til intern behandling og kræver sjældent handling fra administratorer eller almindelige brugere.
Oprettet
Oprettet betyder, at transaktionen er oprettet i Addo Sign, men at afsendelsesprocessen endnu ikke er gået helt videre.
Denne status er som regel midlertidig og en del af den interne transaktionsopsætning, før transaktionen får status Startet.
Startet
Startet betyder, at transaktionen er sendt og leveret til modtageren.
Modtageren kan have åbnet eller set dokumenterne, men har endnu ikke gennemført den påkrævede underskrift, godkendelse eller handling.
En modtager kan stadig vises som Startet, hvis modtageren havde startet signeringsprocessen, før en anden modtager afviste transaktionen. I det tilfælde kan modtageren ikke længere gennemføre signeringen.
Det kan du kontrollere:
Åbn transaktionen, og gennemgå Log
Kontrollér, om modtageren har åbnet signeringslinket
Kontrollér, om modtagerens e-mailadresse eller leveringsmetode er korrekt
Gennemgå Signeringsflow, hvis transaktionen har flere modtagere
Startet betyder, at transaktionen er sendt, men at modtageren endnu ikke har gennemført det påkrævede trin.
Afsluttet
Afsluttet betyder, at hele transaktionen er gennemført. Det kan omfatte, at:
Alle påkrævede modtagere har underskrevet eller godkendt
Eventuelle påkrævede spørgsmål er blevet besvaret
Alle dokumenter er blevet distribueret
En transaktion kan kun markeres som Afsluttet, når det påkrævede signeringsflow er gennemført uden at blive annulleret, afvist, udløbet eller fejlet.
Når en transaktion er afsluttet, kan de underskrevne dokumenter hentes fra transaktionen, så længe de stadig er tilgængelige.
⚠️Vigtigt: Du kan hente dokumenter i op til 40 dage efter, at transaktionen er færdig underskrevet. Derefter slettes dokumenterne permanent fra Addo Sign og kan ikke gendannes, medmindre udvidet opbevaring som Addo Vault er aktiveret på kontoen.
Det kan du kontrollere:
Åbn transaktionen og vælg Signeringsdetaljer
Gå til Filer
Hent de underskrevne dokumenter, mens de stadig er tilgængelige
Gennemgå Log, hvis du skal bekræfte, hvornår transaktionen blev afsluttet
Afsluttet betyder, at hele transaktionen er gennemført, og at de underskrevne dokumenter er tilgængelige, så længe de stadig er inden for opbevaringsperioden.
Udløbet
Udløbet betyder, at transaktionen ikke længere er aktiv, fordi signeringsfristen er overskredet.
Når en transaktion udløber:
Får afsenderen besked via e-mail
Kan transaktionen genaktiveres i op til 10 dage efter udløb
Er genaktivering ikke længere mulig efter denne periode
Slettes dokumenter, og persondata kan blive censureret, afhængigt af kontoens GDPR-compliance-indstillinger
Det kan du prøve først:
Åbn den udløbne transaktion.
Kontrollér, om Genaktivér signering er tilgængelig.
Genaktivér transaktionen, hvis den stadig er inden for den tilladte periode.
Giv modtagerne besked om, at de skal gennemføre signeringsflowet.
Hvis Genaktivér signering ikke længere er tilgængelig, skal du oprette en ny transaktion eller kopiere den udløbne transaktion, hvis den mulighed er tilgængelig.
Udløbet betyder, at transaktionen ikke længere er aktiv. Den kan kun genaktiveres inden for den tilladte periode.
Annulleret
Annulleret betyder, at transaktionen er blevet stoppet af afsenderen eller en gruppeadministrator.
Kun afsenderen eller en gruppeadministrator kan annullere en transaktion.
Når en transaktion annulleres for én modtager, stoppes hele transaktionen for alle modtagere.
Modtagerstatusser kan stadig vise, hvad hver enkelt modtager havde gjort, før transaktionen blev annulleret.
Annullerede transaktioner kan ikke genaktiveres. Hvis dokumenterne stadig skal underskrives, skal du kopiere transaktionen eller oprette en ny.
Det kan du kontrollere:
Gennemgå transaktionens Log for at se, hvornår transaktionen blev annulleret
Kontrollér, hvem der annullerede transaktionen
Gennemgå Signeringsflow for at se modtageraktivitet før annulleringen
Kopiér transaktionen, hvis du skal sende den igen
Annulleret betyder, at transaktionen er blevet stoppet og ikke kan genaktiveres.
Data collecting
Data collecting betyder, at Addo Sign afventer oplysninger, før transaktionen kan fortsætte.
Denne status kan vises, når:
En anmodning om CPR-validering er sendt
En Addo Form er sendt og afventer udfyldelse
CPR-valideringer skifter til Afsluttet, når de er gennemført.
Addo Forms fortsætter gennem det almindelige statusflow, når formularen er udfyldt.
Det kan du kontrollere:
Bekræft, at modtageren har gennemført den påkrævede validering eller formular
Gennemgå transaktionens Log for seneste aktivitet
Vent på, at modtageren gennemfører det påkrævede trin, før du foretager yderligere handling
Data collecting betyder, at Addo Sign afventer påkrævede oplysninger, før transaktionen kan fortsætte.
Afvist
Afvist betyder, at en modtager aktivt har afvist transaktionen.
Når en transaktion afvises:
Hele transaktionen stopper for alle modtagere
Filgruppen markeres som afvist
Modtageren skal angive en afvisningsårsag
Afvisningsårsagen deles med afsenderen
Afviste transaktioner kan ikke genaktiveres
Modtagerstatusser vises uafhængigt af filgruppens status.
Det gør det lettere at se præcist, hvem der har underskrevet, hvem der har afvist, og hvem der stadig havde en startet signeringsproces, da transaktionen blev afvist.
Hvis én modtager for eksempel afviser en transaktion, markeres transaktionen og filgruppen som Afvist, mens modtagere, der allerede har underskrevet, stadig vises som Underskrevet. Modtagere, der kun havde startet processen, beholder status Startet, men de kan ikke længere gennemføre signeringen, fordi transaktionen er blevet afvist.
Det kan du kontrollere:
Åbn transaktionen, og gennemgå Log for at finde afvisningsårsagen
Kontrollér modtagerstatusserne i Signeringsflow
Identificér, hvem der underskrev, før transaktionen blev afvist
Identificér, hvem der afviste transaktionen
Kopiér transaktionen, hvis de samme dokumenter skal sendes igen
For at fortsætte processen skal du oprette en ny transaktion eller kopiere og gensende den afviste transaktion.
Signeringsflow viser den afviste filgruppestatus, mens hver modtager beholder sin egen modtagerstatus, for eksempel Underskrevet, Afvist eller Startet.
Fejlet
Fejlet betyder, at dokumenterne ikke nåede frem til modtageren, og at transaktionen er blevet stoppet.
Typiske årsager er:
Ugyldig e-mailadresse
Problemer med mailserver
Leveringsproblemer med e-Boks eller Digital Post
Andre leveringsfejl
Det kan du kontrollere først:
Åbn transaktionen.
Gennemgå Log for leveringsfejl.
Kontrollér, at modtagerens e-mailadresse eller leveringsoplysninger er korrekte.
Ret problemet, før du genaktiverer eller gensender transaktionen, hvis det er muligt.
Hvis transaktionen fejlede, fordi modtagerens e-mailadresse var forkert eller inaktiv, skal du opdatere og gemme e-mailadressen, før du genaktiverer transaktionen.
Hvis du er i tvivl om, hvorfor transaktionen fejlede, skal du kontakte Addo Sign Support og inkludere Transaction ID eller Signing ID.
Fejlet betyder, at dokumenterne ikke nåede frem til modtageren, og at transaktionen er blevet stoppet.
Før du kontakter support
For at sikre dig den bedste og mest effektive hjælp kan du med fordel kontrollere nedenstående, før du kontakter Addo Sign Support:
Den aktuelle transaktionsstatus
Modtagerstatus i Signeringsflow
Transaktionens Log
Om modtagerens e-mailadresse eller leveringsmetode er korrekt
Om transaktionen kan genaktiveres, kopieres eller gensendes
Om transaktionen stadig er inden for den tilladte opbevarings- eller genaktiveringsperiode
Om problemet blev rettet, før transaktionen blev genaktiveret eller gensendt
Hvis du stadig har brug for hjælp, skal du inkludere:
Transaktion ID
Signing ID, hvis det er tilgængeligt
Modtagerens navn og e-mailadresse
Nuværende transaktionsstatus
Beskrivelse af, hvad du forventede, der skulle ske
Screenshot af status eller fejlbesked, hvis det er relevant